Sales Admin là công việc đang được rất nhiều bạn trẻ theo đuổi trong những năm gần đây. Đây cũng là một trong trong những vị trí quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Vậy sale admin là gì? Lương của sale admin là bao nhiêu? Theo dõi bài viết sau đây để được giải đáp chi tiết nhé!
Sale Admin là gì?
Sales Admin (Sales Administrator) hay còn được gọi là trợ lý phòng kinh doanh. Có nhiệm vụ chính là hỗ trợ bộ phận kinh doanh trong các hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Thông thường một trợ lý kinh doanh sẽ làm việc và báo cáo trực tiếp cho Giám đốc Kinh doanh.
Vai trò của Sales Admin trong doanh nghiệp
Không giống với những vị trí trợ lý hành chính khác, các Sales Admin (SA) làm việc chủ yếu với bộ phận kinh doanh trong doanh nghiệp. Vai trò của Sales Admin là giúp cho các hoạt động về báo cáo chi phí. Tiến độ bán hàng và các nhiệm vụ hành chính thông thường được thông suốt.
Đồng thời Sales Admin sẽ là người tiếp nhận những thắc mắc và các phản hồi của khách hàng. Sau đó sẽ giải đáp hoặc đưa ra những hướng giải quyết đối với các vấn đề được đề cập.
Những số liệu mà Sales Admin thu thập từ khách hàng sẽ sử dụng cho mục đích so sánh, xem xét các hoạt động bán hàng. Từ đó mà doanh nghiệp có thể đo lường. Sau đó đưa ra phân tích và các phương hướng chiến lược phù hợp.
Mô tả công việc của Sales Admin?
Có thể nói vai trò của Sales Admin hết sức quan trọng trong một doanh nghiệp. Vậy cụ thể, họ sẽ làm những công việc gì?
Các nhiệm vụ hành chính chung
Một nhân viên trợ lý bán hàng sẽ chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ hành chính của bộ phận Sales trong công ty. Các hoạt động đó bao gồm: chuẩn bị thư từ, email, biên bản,… Bên cạnh đó, chức năng nhiệm vụ của Sales Admin còn là hỗ trợ đội ngũ Sales trả lời và giao dịch với khách hàng.
Ghi chép lại các dữ liệu, hóa đơn, biên lai. Cũng như các tài liệu phục vụ cho hoạt động bán hàng cũng là công việc phổ biến của mỗi Sales Admin trong bộ phận kinh doanh của doanh nghiệp.
Tìm hiểu thêm về khái niệm Feedback
Nhận và xử lý thông tin đơn hàng
Khi đơn hàng được gửi đến công ty, nhiệm vụ của Sales Admin là kiểm tra lại tình trạng đơn hàng, thông tin khách hàng. Để đảm bảo giao đúng sản phẩm đến đúng người.
Sau khi kiểm tra đơn hàng, người Sales Admin sẽ gọi đến khách hàng. Để xác nhận và bổ sung thông tin. Đồng thời, giải đáp thắc mắc và hỗ trợ dịch vụ cho khách hàng nếu có thắc mắc về sản phẩm.
Nhập dữ liệu đơn hàng vào hệ thống
Sau khi đơn hàng được xác nhận thành công, Sales Admin nhập đơn vào hệ thống của công ty. Các bộ phận liên quan sẽ điều phối giao hàng và người trợ lý bán hàng có nhiệm vụ kiểm tra:
- Tình trạng thanh toán.
- Hạn mức công nợ của khách.
- Độ chính xác của thông tin liên hệ.
- Cập nhật những thay đổi về đơn hàng.
Quản lý thông tin và hồ sơ khách hàng
Thông tin của khách hàng khi thực hiện giao dịch sẽ được các Sales Admin quản lý. Những thông tin này được dùng làm báo cáo nên họ phải chủ động trong việc quản lý. Đây cũng là cơ sở dữ liệu cho bộ phận marketing nghiên cứu và đưa ra các chiến dịch tiếp theo hiệu quả hơn.
Thực hiện công tác hậu cần cho các hoạt động điều phối, sắp xếp
Ở một số doanh nghiệp, bộ phận kinh doanh thường xuyên phải đi công tác, thực địa. Thì Sales Admin có trách nhiệm đảm bảo cung cấp sự hỗ trợ khi được yêu cầu. Có thể là sẵn sàng xử lý công việc qua điện thoại, emai. Sắp xếp và điều phối cho các nhân viên kinh doanh.
Các trợ lý bán hàng cũng là người hướng dẫn làm các thủ tục để xác nhận chi phí. Và ghi nhận lại các hóa đơn, biên lai trong quá trình công tác của phòng kinh doanh. Nhằm mục đích báo cáo chi phí sau đó.
Thực hiện báo cáo và đề xuất chi phí
Những Sales Admin có trách nhiệm làm bản báo cáo chi phí định kỳ của hoạt động bán hàng cho cấp quản lý và các bộ phận liên quan. Những báo cáo này sẽ được kết hợp với các báo cáo tổng quan khác. Để cấp quản lý xem xét và đánh giá.
Kỹ năng cần có của Sales Admin?
Kỹ năng giao tiếp, đàm phán
Bất cứ ngành nghề nào thì kỹ năng giao tiếp đều cần thiết, với một Sales Admin lại càng quan trọng vì nó quyết định đến sự thành công của bán hàng.
Kỹ năng giao tiếp, đàm phán của Sales Admin bao gồm tìm kiếm và xây dựng mối quan hệ với khách hàng. Từ đó tư vấn, thuyết phục sao cho khách hàng đồng ý sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty mình. Giao tiếp và đàm phán tốt giúp cho các trợ lý bán hàng có nhiều khách hàng, hợp đồng, đạt được doanh số.
Ngoài ra, các Sales Admin còn cần phải giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp, với cấp trên để phối hợp làm việc ăn ý. Vậy nên, để trở thành một trợ lý bán hàng giỏi, kỹ năng đầu tiên bạn phải rèn luyện là giao tiếp, đàm phán.
Kỹ năng quản lý và sắp xếp khoa học
Như đã nói, chức năng nhiệm vụ của Sales Admin có cả quản lý thông tin và hồ sơ khách hàng. Với một lượng thông tin như vậy, người làm công việc này cần có kỹ năng quản lý và sắp xếp các dữ liệu một cách khoa học.
Kỹ năng thuyết trình và teamwork
Ở một số doanh nghiệp, Sales Admin đảm nhận vai trò thuyết trình với đối tác, khách hàng. Do đó, để đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ này, thuyết phục được khách hàng tin tưởng và ký kết hợp đồng thì Sales Admin cần có kỹ năng thuyết trình tốt, tự tin, khéo léo và lôi cuốn.
Bên cạnh đó, Sales Admin phải phối hợp làm việc với phòng kinh doanh và các phòng ban khác nên kỹ năng teamwork là yêu cầu quan trọng. Làm việc ăn ý, đoàn kết và sẵn sàng hỗ trợ nhau để mang lại kết quả cao nhất trong công việc.
Kỹ năng sử dụng tin học văn phòng
Để đạt được mục tiêu nghề nghiệp Sales Admin, một kỹ năng nữa mà bạn cần trau dồi từ sớm là tin học văn phòng.
Với đặc thù phải làm việc với các văn bản, hợp đồng, báo giá, quản lý hồ sơ,… đều phải thực hiện trên máy tính. Do đó, tin học văn phòng là kỹ năng quan trọng đầu tiên. Cụ thể một trợ lý kinh doanh phải vững vàng trong việc sử dụng các phần mềm Word, Excel, PowerPoint,…
Khả năng chịu áp lực công việc
Một vấn đề mà một Sales Admin thường gặp phải là áp lực công việc, doanh số. Do vậy, để theo đuổi ngành này, bạn cần rèn luyện khả năng chịu áp lực tốt, giữ bình tĩnh trước mọi vấn đề để giải quyết tốt.
Trong các trường hợp đối diện với các phản hồi tiêu cực từ khách hàng, bạn cũng cần phải giữ vững tâm lý, đưa ra những cách giải quyết hợp lý và có lợi nhất cho doanh nghiệp của mình.
Lương của Sales Admin là bao nhiêu?
Hiện nay nhu cầu tuyển Sales Admin càng ngày càng cao với chế độ lương thưởng hết sức hấp dẫn. Trung bình mức lương từ 7 – 10 triệu/ tháng, tùy vào năng lực, kinh nghiệm và khối lượng công việc của mỗi người, mỗi công ty.
Ngoài ra, trợ lý kinh doanh còn có một số khoản hoa hồng được thưởng theo doanh số. Đôi khi cộng lương cơ bản với tiền thưởng, hoa hồng thì mức thu nhập bình quân mỗi tháng của Sales Admin sẽ cao hơn. Rơi vào khoảng 22.5 triệu đồng tại Hà Nội và 20.3 triệu đồng tại khu vực TPHCM.
Nếu sở hữu năng lực, kỹ năng tốt thì việc thăng tiến từ nhân viên Sales Admin lên Sales Admin Manager. Đến Giám đốc kinh doanh của doanh nghiệp là rất có khả năng. Đi kèm với đó là một mức thu nhập tuyệt vời hơn nhiều lần.
Tổng kết
Nếu như bạn đã hiểu được sale admin là gì thì hoàn toàn có thể tìm hiểu và thử sức với công việc này. Đây dự đoán là ngành nghề đầy tiềm năng, giúp cho giới trẻ có được mức thu nhập đáng mong đợi sau khi ra trường.
WinPlace chúc các doanh nghiệp thành công!
